La domiciliation d’une société consiste à attribuer à une entreprise une adresse officielle, administrative et juridique. Cette adresse figure sur tous les documents légaux (factures, contrats, statuts…) et permet de recevoir le courrier professionnel.
Domiciliation d’une entreprise
Pour que votre entreprise soit inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM), il est obligatoire d’avoir une adresse de domiciliation. Cette adresse, appelée siège social, est l’adresse administrative officielle de l’entreprise et doit figurer sur tous les documents commerciaux, tels que factures, devis, bons de commande, contrats, et même cartes de visite.
La domiciliation permet non seulement d’identifier l’entreprise, mais elle est également cruciale pour sa reconnaissance légale. Elle renseigne sur la nationalité de l’entreprise, sa forme juridique, et peut refléter sa situation financière et fiscale. Sans domiciliation, il est impossible pour une entreprise d’être enregistrée officiellement et d’accomplir des démarches administratives légales.
Un contrat de domiciliation doit être signé entre l’entreprise (le domicilié) et le domiciliataire (l’entité qui fournit l’adresse). Ce contrat spécifie les références d’enregistrement et le nom du domicilié, ainsi que les conditions de location des locaux. Généralement, le contrat de domiciliation est valable pour une durée minimum de trois mois, et se renouvelle tacitement, sauf résiliation anticipée.
Il est aussi possible qu’une entreprise utilise ses propres locaux comme adresse de domiciliation pour une autre entreprise. Toutefois, si l’entreprise domiciliée n’est pas propriétaire des lieux, un contrat de location officiel sera nécessaire, impliquant des conditions d’utilisation précises.
Le domiciliataire doit s’assurer que l’adresse fournie respecte certaines normes. Cela inclut la possibilité de stockage sécurisé des documents administratifs et la capacité d’organiser des réunions confidentielles si nécessaire. De plus, il est important que les locaux soient surveillés et protégés pour garantir la sécurité des informations sensibles de l’entreprise domiciliée.
En résumé, la domiciliation est une étape clé pour toutes les entreprises au Maroc, indispensable pour leur enregistrement et pour garantir leur bon fonctionnement administratif et légal.
Les obligations du domiciliataire
Le domicilier (l’entreprise qui fournit une adresse de domiciliation) a plusieurs responsabilités importantes envers les autorités et l’entreprise domiciliée. Voici un résumé de ses obligations :
Déclaration aux autorités compétentes :
Le domicilier doit effectuer une déclaration contre réception aux autorités compétentes, conformément à la législation en vigueur. Cette déclaration est essentielle pour officialiser la domiciliation. De plus, le domicilié doit veiller à ce que l’adresse fournie soit enregistrée correctement et que le contrat de domicile soit bien respecté.Conformité légale du domicilié :
Le domicilier doit s’assurer que l’entreprise domiciliée est en règle avec la législation. Cela inclut l’absence de toute condamnation ou jugement définitif, notamment pour des faits de blanchiment d’argent ou de terrorisme. Le représentant légal de l’entreprise domiciliée doit être à l’abri de toute révocation commerciale ou d’autres types de condamnations.Communication annuelle des contrats de domiciliation :
Chaque année, le domicilié doit présenter à l’administration fiscale et à l’administration des douanes la liste des entreprises avec lesquelles il a conclu un contrat de domiciliation, et ce, au plus tard le 31 janvier. Cette obligation permet aux autorités de suivre et de vérifier les activités des entreprises domiciliées.Responsabilité en cas de non-remise des formulaires fiscaux :
Si les formulaires requis par les services fiscaux ne peuvent pas être remis aux domiciliés, le domicilié doit informer les services fiscaux et l’administration des douanes. Après réception d’une lettre recommandée, le domicilié dispose de trois mois pour répondre à cette demande.Notification en cas de cessation de domiciliation :
Lorsque l’entreprise domiciliée cesse d’être domiciliée à une adresse spécifique, le domicilié doit en informer la direction générale des Impôts, l’Administration des Douanes et le Greffier. Ce processus doit être effectué dans les trente jours suivant la cessation de la domiciliation.Fourniture des informations aux autorités :
En cas de demande, le domicilié doit également fournir toutes les informations pertinentes concernant l’entreprise domiciliée, comme l’identification de l’entreprise et des documents relatifs à ses activités, aux fonctionnaires des tribunaux et aux organismes publics de recouvrement.Mise à disposition des locaux et respect des conditions légales :
Le domicilier doit mettre à disposition des locaux adaptés, permettant à l’entreprise domiciliée de recevoir des communications, organiser des réunions et tenir des registres conformément aux lois sur la domiciliation des entreprises. Cela doit être prévu dans le contrat de domiciliation signé entre le domicilié et l’entreprise domiciliée.Vérification de l’identification du domicilié :
Dans le cadre du contrat de domiciliation, une autre responsabilité du domicilié est de vérifier l’identité de l’entreprise qu’il domicilie. Le domicilier doit obtenir un certificat d’inscription au registre du commerce pour les entreprises et une copie d’identification pour les personnes physiques associées.
En résumé, les responsabilités du domicilié vont au-delà de la simple fourniture d’une adresse. Il s’agit d’un rôle clé pour garantir la légalité de la domiciliation et assurer la transparence vis-à-vis des autorités fiscales et administratives.
Comment devenir un domiciliaire pour votre entreprise ?
Pour exercer une activité de domiciliation au Maroc, toute personne physique ou morale doit d’abord déposer une déclaration auprès de l’autorité compétente. Si cette déclaration n’est pas effectuée, il est impossible pour le domicilié d’être inscrit au Registre du Commerce et d’exercer des activités commerciales en toute légalité.
Afin de pouvoir exercer cette activité de domiciliation, le domicilié doit remplir plusieurs conditions essentielles :
Justification de la propriété ou du bail des locaux :
Le domicilié doit prouver qu’il est soit propriétaire, soit locataire des locaux qu’il met à disposition pour la domiciliation des entreprises. Cela peut être fait en fournissant un acte de propriété ou un contrat de bail commercial.Conformité légale avec l’administration fiscale :
Le domicilié doit être en règle avec l’administration fiscale. Il ne doit avoir commis aucune infraction fiscale et doit être en situation légale pour exercer une activité commerciale. Cela inclut le paiement des impôts et le respect des obligations fiscales liées à son activité.Absence de condamnation judiciaire :
Le domicilié ne doit pas avoir été condamné par un tribunal pour des infractions graves, telles que des actes criminels ou des violations de la législation commerciale. Aucune condamnation définitive ne doit l’empêcher d’exercer une activité légale de domiciliation.Interdiction de pratiquer une activité commerciale :
Le domicilié ne doit pas faire l’objet d’un arrêt définitif prononcé par un tribunal qui l’interdirait de mener une activité commerciale, que ce soit temporairement ou de manière permanente. Cette interdiction peut découler de condamnations judiciaires liées à des faits tels que la fraude ou d’autres violations de la loi commerciale.
En résumé, pour devenir un domiciliataire au Maroc, il est essentiel de respecter les conditions juridiques, fiscales et de propriété des locaux, tout en s’assurant que la personne ou l’entité domiciliée n’a pas de condamnations judiciaires ou d’interdictions légales qui pourraient entraver l’exercice de cette activité.